¿Cuál es el proceso correcto para delegar?

¿Cuál es el proceso correcto para delegar?

Virgilio Cordón

Por: Dr. Virgilio A. Cordon


En el artículo anterior hablamos de la importante decisión de delegar.  En este, veremos  los pasos para su correcta implementación.

¿Qué NO debemos delegar?

  1. Planeación, dirección y motivación de su equipo
  2. Evaluación de desempeño
  3. Negociaciones con clientes complejas
  4. Tareas que necesitan sus habilidades técnicas específicas
  5. Contratar, despedir y desarrollo de los colaboradores

 

“No podrá asignar a la mejor persona posible a la tarea que quiere delegar, si no tiene claro el trabajo y las habilidades requeridas del puesto”.


 

¿Cómo identificar las habilidades requeridas para la tarea?

Primordialmente, debe contestar tres preguntas:

  1. ¿Qué tipo de habilidades de pensamiento son necesarias para la tarea? Por ejemplo: habilidad de pensamiento lógico, creativo, solución de problemas, etc.
  2. ¿Qué actividades deben ser desarrolladas y que sistemas o equipos requieren? Por ejemplo: crear una nueva base de datos, entrenamiento, etc.
  3. ¿Qué habilidades inter personales son necesarias? Por ejemplo: hablar con proveedores, negociar recursos, etc.

¿Cómo hacer la delegación?

Una vez que ha identificado a la persona correcta para la tarea, usted necesita comunicar la propuesta claramente.  Se recomienda que se haga de forma personal  para asegurar que se ha entendido plenamente y reforzar el compromiso del colaborador.  Para ello, la comunicación abierta y en confianza son claves, por lo que le recomiendo considerar lo siguiente:

  • Defina claramente el proyecto, tarea o función para que se entienda el nivel de responsabilidad
  • Repase las formas en que se medirá el desempeño, el factor de éxito y tiempos para terminar la tarea
  • Revisen los recursos que son necesarios para su ejecución
  • Describa claramente el nivel de autoridad que le está siendo delegada
  • Repasen la forma de seguimiento y retroalimentación que se le dará para ir evaluando los progresos. Para esto se recomienda desarrollar cronogramas, reuniones calendarizadas y reportes continuos.

 

“Retome usted el proyecto únicamente si el proyecto tiene problemas serios de cumplimiento de las metas establecidas y tendrán un impacto negativo en otras”.


 

¿Qué hacer si encuentra resistencia?

Algunas veces puede pasar que la persona a la que le hemos delegado quiere regresar a sus tareas anteriores o espera que usted le resuelva los problemas.   En ese momento es importante que usted se reúse a hacer tareas o tomar decisiones.   Convierta ese momento en una oportunidad para desarrollar confianza en su colaborador a través de:

  • Provea refuerzo positivo por el trabajo realizado hasta ese momento
  • Ayude a su colaborador a desarrollar análisis del problema
  • Confirme su confianza en que la persona puede tomar buenas decisiones
  • Motive al colaborador a que regrese con su mejor solución
  • Provea el coaching necesario para ayudarlo a desarrollar las nuevas habilidades

Si en determinado momento la tarea delegada está en problemas, le recomiendo que lo ayude a completar las tareas más difíciles, le ofrezca recursos con los que no cuenta el colaborador en ese momento, le ayude a tomar las decisiones críticas y retomen el compromiso de cumplimiento de estándar y fechas requerido.

Al terminar el proyecto es importante que tenga una reunión con la persona delegada y evalúen el desempeño del colaborador, los resultados alcanzados, áreas de mejora y asegúrese de darle el reconocimiento a nivel del equipo. Éxitos.