Si ya te mandaron a hacer home office, seguramente ya te han pedido tener una junta virtual a través de Zoom. Esta es la aplicación más usada para reuniones de trabajo remotas y una de las mejores formas en que personalmente he podido mantener sus negocio funcionando. Es fácil de usar, pero hay algunos trucos que pueden hacer que tu experiencia con Zoom sea perfecta.

Aplica los siguientes consejos puede ayudarlo a evitar posibles desastres al organizar tu primera reunión de negocios en línea.

ID de la reunión

Aunque Zoom te permite programar reuniones, puede que te resulte más fácil usar una ID de reunión. Esta ID se puede usar repetidamente, eliminando la necesidad de configurar una nueva sala para cada reunión. Los miembros del equipo pueden guardar este código como referencia para cada reunión planificada. Puede programar su reunión en el calendario de tu empresa e iniciarla sin tener que programarla en Zoom.

Chats

También puede usar una función de chat para mensajería instantánea, al mismo tiempo que tienes reuniones de video o audio. Los mensajes se pueden enviar a todo el grupo o en privado a un individuo. Esto permite que la comunicación continúe sin interrumpir al orador.

Los canales de chat también se pueden crear para usar fuera de las reuniones. Estos se pueden clasificar para diferentes grupos o propósitos y nombrarlos en consecuencia. Los archivos, las imágenes y las capturas de pantalla se pueden compartir aquí para referencia en futuras reuniones o para recuperar algo de una reunión anterior.

Controles de host

Poder dirigir una reunión de forma remota puede ser complicado. Zoom proporciona controles de host para ayudar a que las reuniones funcionen sin problemas. El anfitrión de la reunión tiene opciones para controlar la configuración de audio, video y uso compartido de pantalla de los participantes. Los participantes pueden alterar sus propias preferencias, pero para un anfitrión es tranquilizador saber que tienen la capacidad de administrar su grupo.

Si el anfitrión elige silenciar a todos los demás participantes a menos que se le solicite, se puede implementar la función “levantar la mano”. Al igual que si estuvieras en un salón de juntas, este comando de botón le permite al participante notificar al orador que tiene una pregunta o comentario para contribuir. Esta característica evita interrupciones innecesarias y que distraen, que pueden descarrilar o arrastrar una reunión.

Los anfitriones también pueden habilitar el uso compartido simultáneo de la pantalla.

Compartir pantalla simultáneamente

Colaborar en una presentación se hace más fácil con las capacidades de compartir pantalla de Zoom. El anfitrión de la reunión puede permitir que varios participantes compartan sus pantallas en función de las necesidades de su equipo. Los documentos se pueden comparar en tiempo real, las presentaciones se pueden dar con varias capas y más. Este es el equivalente digital de la distribución de recursos en la sala de reuniones.

Para una reunión más alegre para la formación de equipos o el aumento de la moral, considere usar el uso compartido de la pantalla para actividades rompehielos. Pídales a los participantes que hagan un dibujo rápido en sus computadoras y los comparen entre sí en un concurso tonto. Los nuevos miembros pueden compartir fácilmente imágenes de su vida personal para que el resto del equipo pueda conocerlas mejor.

Vista activa del orador

La tecnología de videollamadas de Zoom proporciona una visualización activa de los altavoces. Su software detecta qué usuario está hablando y cambia la pantalla a su ventana. Esto, en teoría, permite una transición perfecta entre los contribuyentes. Si hay demasiadas personas hablando, se puede deshabilitar rápidamente seleccionando un participante en particular que bloquear. Centrarse en el anfitrión, incluso cuando otros hacen comentarios, puede crear una atmósfera en línea que parece más similar a una reunión de la vida real.

Para los más atrevidos, la vista de galería te dejará ver hasta 25 pantallas a la vez, lo que le permite ver a todo el equipo a la vez.

Planes básicos versus planes profesionales

Las herramientas de zoom de uso gratuito funcionan muy bien, con la excepción de una advertencia. El plan básico solo permite reuniones de hasta 40 minutos. Una actualización al plan profesional pagado le brinda un límite de 24 horas, más que suficiente, si planea necesitar más de lo que permite el plan básico. También es increíble para administrar tu negocio cuando no tienes Wifi.

Si crees que solo necesita 40 minutos o menos para tus reuniones, no tendrás que preocuparse por actualizar su plan. Zoom permite a todos sus usuarios organizar reuniones ilimitadas con hasta 100 participantes. Otras características del plan básico, como se mencionó anteriormente, son la grabación local de sus reuniones, la ingeniosa función de “levantamiento de manos” y el intercambio simultáneo de pantalla entre los participantes.

Además de la asignación de tiempo de reunión extendida, el plan profesional también ofrece 1 GB de almacenamiento en la nube para grabación, una ID de reunión personal personalizada y los planes adicionales adicionales. Para corporaciones más grandes, los planes empresariales y empresariales permiten más participantes y más anfitriones.

Fuente: Entrepreneur

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